• 档案管理办法
  • 时间:2016-09-30    信息来源:本站    点击数:
  • 档案管理办法

    总则

    一、为加强档案的科学管理,更好地为学院工作服务,特制定本办法。

    二、学院档案工作是学院工作的组成部分,是提高学院工作效率和工作质量的必要条件,是维护学院历史真实面貌的一项重要工作。

    三、学院各科室在工作活动中形成的全部档案均由学院档案室集中统一管理。

    四、学院档案室的基本任务是:负责对本院各科室的档案工作进行指导、监督;对学院各科室提交的文件材料进行归档整理;负责管理学院的全部档案,积极提供利用,为学院各项工作服务。

    五、学院档案室必须贯彻党和国家规定的保密、保卫制度,确保档案和档案机密的安全。

    机构和人员

    六、学院档案室受学院办公室领导。

    七、档案室应配备政治上可靠,具有高中或高中以上文化水平及一定专业知识,能够胜任工作的干部。

    八、档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论,坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针、政策,热爱档案事业,刻苦钻研业务,努力提高政治思想、科学文化和档案业务水平,以保证工作任务的顺利完成。

    档案的接收

    九、凡学院工作活动中形成的具有保存价值的文件材料,均由各科室进行整理,并定期移交档案室。一般一年移交一次。

    十、档案室接收的归档文件材料,应符合下列要求:

    1、遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

    2、归档的文件材料种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整。

    3、不同年度的文件一般不得放在一起移交,但跨年度的请示与批复,放在复文件年归档;没有复文的,放在请示年归档;跨年度的规划放在第一年归档;跨年度的总结放在最后一年归档;跨年度的会议文件放在会议开幕年归档;其他文件材料的归档应按有关规定执行。

    4、归档的文件材料应齐全完整。已破损的文件材料应予修理,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

    5、归档文件材料按件装订。装订时批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正件在前,定稿在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后。

    6、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

    十一、院办公室及各科室一般应在第二年上半年向档案室移交档案,交接双方根据移交目录清点核对,并履行签字手续。对一时尚未归档的文件资料,档案室应常催收,力求文档的完整。

    档案的整理

    十二、档案室对学院在工作活动中形成的全部档案,先由各科室收集归档移交,再由档案室按要求进行分类、加工整理。一般每年上半年整理上年的文件材料。

    十三、档案室整理档案,应符合下列要求:

    1、归档文件可以采用年度---机构(问题)--保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

    2、归档文件应分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

    3、归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。

    4、归档文件应依据分类方案和室编件号编制归档文件目录。

    5、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

    6、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应填写立卷人、检查人的姓名和时间。

    档案的管理

    十四、档案室应建立档案的统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

    十五、学院定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,鉴定档案必须在办公室主任的主持下,由档案室和有关科室组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后,应提出工作报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经院领导批准后销毁。

    十六、销毁档案,应指定两人负责监销,防止档案遗失和泄密。监销人员要在销毁清册上签字。

    十七、档案室应建立档案的借阅制度,根据档案的机密程度,规定相应的审批手续:

    1、凡借阅档案资料,经办人应在档案室登记本上登记、签名,并预定归还日期;

    2、借阅学院证明,需经领导书面批准;

    3、原则上借阅一般档案应在10天内归还;密级档案及重要文档资料在一周内归还;

    4、档案室应经常检查档案借阅登记本和有关书面借据,及时催还,避免档案遗失。

    十八、借档人不得转借、拆卸、调换、污损,所借的档案,不得在文件上圈点、划线和涂改,未经办公室主任批准不得复印档案资料。

    十九、档案室库房应坚固,并力求做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。要定期检查档案保管情况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

    二十、学院根据需要与可能,采用先进技术设备,逐步实现档案管理的科学化、现代化。